Bimbingan Mencoret Surat Kiriman Tidak Rasmi & Surat Kiriman Rasmi

PENULISAN

Nota Bimbingan Surat Kiriman Tidak Rasmi

1.      Surat kiriman tidak rasmi bersifat peribadi. Contohnya surat kiriman ini dikirimkan kepada rakan-rakan, ibu bapa, saudara-mara dan sebagainya.

2.      Ada beberapa jenis surat kiriman tidak rasmi, misalnya :

a)      Surat bertanya khabar.

b)      Surat tahniah

c)      Surat takziah

3.      Semasa menulis surat kiriman tidak rasmi ini, seelok-eloknya gunakanlah bahasa yang mudah tetapi tepat   dan padat.

4.      Tulis setiap isi dalam satu perenggan.

5.      Rumusan surat anda hendaklah berisi ucapan salam dan doa kepada penerima.

6.      Akhiri surat anda dengan kata-kata “Yang Ikhlas” atau “Dari sahabatmu yang jauh” dan sebagainya.

Contoh

Guru anda sedang melanjutkan pelajaran di pusat pengajian tinggi. Anda telah menerima surat daripadanya dan dia ingin mengetahui tentang perkembangan sekolah anda sekarang. Cuba anda balas suratnya.
                                                          

                                                                                           Lot 17,

                                                                                           Taman Bahtera,

                                                                                           35900 Tanjong Malim,
                                                                                           Perak Darul Redzuan.

                                                                                           29 Jun 2010.

Kehadapan : Cikgu Nor Hafiza Bt Abd Rahim

            Menemui Cikgu Nor Hafiza yang kini berada di Universiti Pendidikan Sultan Idris, Perak dengan segala suka citanya mengucapkan selamat sejahtera.

Cikgu,

            Saya serta rakan-rakan yang lain sihat. Saya berharap bagi pihak cikgu berlebih-lebih lagi hendaknya. Surat cikgu telah saya selamat terima tempoh hari. Terima kasih atas ingatan cikgu terhadap kami. Saya tidak menyangka akan kehadiran surat daripada cikgu itu, kerana hampir setengah tahun cikgu meninggalkan kami tanpa mengirimkan sebarang berita. Kami maklum dengan tugas cikgu itu. Walau bagaimanapun, kami berasa amat gembira menerima khabar daripada cikgu.

            Cikgu dalam surat minggu lepas telah meminta saya menyatakan perubahan di sekolah kami, dalam surat ini saya akan menyatakan perubahan-perubahan yang telah berlaku di sekolah kami. Terdapat beberapa perubahan berlaku di sekolah ini. Bangunan lama yang terletak berhampiran dengan asrama sekolah ini terlah dirobohkan dan bangunan baru akan didirikan tidak lama lagi. Bangunan baru ini dibina bertujuan menampung para pelajar yang semakin meningkat bilangannya pada setiap tahun. Kawasan di sekeliling sekolah ditanam dengan pokok-pokok bunga, sungguh cantik pemandangannya. Kami telah memenangi hadiah dalam pertandingan kebersihan antara sekolah-sekolah di daerah ini.

            Persatuan Bahasa dan kebudayaan yang diasaskan oleh cikgu telah menunjukkan kemajuan. Persatuan ini telah menjadi johan dalam pertandingan perbahasaan yang diadakan dua hari yang lepas. Lagu asli pula mempu menduduki tempat ketiga, walaupun kami telah berusaha dengan tekun tetapi nasib tidak menyebelahi kami. Prestasi sekolah dalam bidang akademik dan kokurikulum juga amat mengalakkan.

            Setakat ini sahaja dan saya sudahi dengan salam hormat, semoga cikgu akan berjaya mengejar cita-cita. 

                                                                                                           Muridmu,

                                                                                                           Tan boon

                                                                                                      ………………

Nota Bimbingan Surat Kiriman Rasmi

1.      Surat kiriman rasmi formal sifatnya dan tidak berkaitan dengan hal-hal peribadi.

2.      Di antara beberapa contoh surat kiriman rasmi ialah :

a)      Surat Permohonan

b)      Surat pesanan

c)      Surat aduan/bantahan

d)     Surat rayuan

e)      Surat saringan

3.      Anda haruslah menggunakan bahasa baku berserta ejaan dan tanda bacaan yang betul.

4.      Catatkan nama dan alamat si pengirim di sebelah kiri surat.

5.      Buat satu garisan panjang yang melintang. Tulis nama dan alamat si penerima di sebelah kiri surat.

6.      Tarikh surat ditulis di sebelah kanan, sebaris dengan baris akhir alamat penerima.

7.      Kata penghadapan – Tuan/Puan ditulis di bawah alamat penerima.

8.      Tajuk surat ditulis di bawah kata penghadapan dengan langkau dua baris dan garis.

9.      Isi surat mengunakan nombor 2, 3,4 dan seterusnya (isi pertama tidak perlu dinomborkan).

10.  Rumusan surat anda hendaklah diakhiri dengan ucapan terima kasih, harapan anda dan sebagainya.

11.  Akhiri surat anda dengan kata-kata “Yang Benar” atau “Yang menjalankan tugas”.

12.  Tandatangan surat anda dan tulis nama anda (di dalam kurungan) serta pangkat atau jawatan yang dipegang di sebelah kiri surat anda.

Contoh

Perpustakaan awam di tempat anda sudah tidak dapat memenuhi kehendak penduduk tempatan. Tulis sepucuk surat kepada pihak berkenaan mengadu tentang perkara itu.

Yati bt. Ismail

1-3-1(A), 
Taman Arked,

35900, Tanjong Malim,
Perak.

______________________________________________________


Yang Dipertua,

Majlis Daerah Tanjong Malim,

35900 Tanjong Malim, 
Perak.                                                                           10 OGOS 2011.

Tuan,

Aduan Tentang Perpustakaan Awam yang Serba Kekurangan

Merujuk perkara di atas, saya ingin membuat aduan tentang masalah yang dihadapi oleh perpustakaan ini.

2.         Perpustakaan awam ini telah berusia lebih kurang tiga puluh empat tahun dan didirikan selepas Malaysia mencapai kemerdekaan. Perpustakaan ini telah banyak berjasa kepada penduduk tempatan. Malangnya, sejak kebelakangan ini didapati perpustakaan ini tidak dapat berfungsi seperti yang diharapkan. Ini bukan kerana tiada sebarang pembaharuan dilakukan, tetapi kerana penyalahgunaan oleh segelintir masyarakat yang tidak bertanggungjawab.

3.         Kebanyakan bahan bacaan terlalu lama. Terdapat juga bahan-bahan bacaan yang telah koyak dan sistem ejaannya tidak mengikut bahasa baku. Hal ini mungkin mengelirukan para pembaca. Selain itu, bekalan majalah dan surat khabar amat berkurangan.

4.         Keadaan di dalam perpustakaan juga tidak teratur. Terdapat sampah-sarap merata-rata di bawah meja dan kerusi, meja diconteng, rak-rak buku tidak disusun dengan rapi dan buku-buku dicampuradukkan dengan majalah. Hal ini sudah tentu menyukarkan para pembaca untuk memilih buku yang hendak digunakan. Ahli pustakawan tidak mengambil berat terhadap mereka yang membuat bising. Ini sudah tentu menganggu ketenteraman pembaca lain. Kadangkala, ahli pustakawan ini membuat kerja sendiri seperti mengait atau berbual-bual kosong dengan temannya.

5.         Oleh itu, saya berharap pihak tuan memandang berat tentang masalah yang timbul dan mengambil tindakan yang sewajarnya.

Sekian, terima kasih.

Yang Benar

                      yati

………………………….

  (YATI BT. ISMAIL)